La modernización de las instituciones públicas y la eficiencia de los servicios públicos resulta ahora más que nunca una necesidad. El buen funcionamiento de estos factores, en concordancia con las medidas sanitarias que han sido instauradas a raíz de la pandemia del COVID-19, es determinante para el acceso seguro, efectivo y rápido a los servicios que el Estado ofrece a la población. Entre estos servicios encontramos el trámite de apostillado de documentos, a cargo de las Cancillerías de cada país, que tiene como objetivo simplificar la legalización de documentos para verificar su autenticidad y reconocimiento a nivel internacional, en el caso de los países que hayan suscrito el Convenio para Eliminación del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros.
Cuando se apostilla un documento, este está siendo certificado o autenticado mediante la colocación de una apostilla sobre el mismo; y con la ratificación del Convenio de la Haya, posee validez internacional frente a los países miembros. De modo que el trámite, que de otra forma sería sumamente engorroso, se lleva a cabo de forma eficaz, segura y célere; suprimiendo el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos.
Desde el año 2006, todos los países miembros del Convenio de la Haya tienen acceso a un Programa de Apostillas Electrónicas (e-APP), que consta de dos componentes: i) e-Apostillas; y ii) e-Registro. El primero se encarga de la emisión de las apostillas electrónicas, mientras que el segundo se encarga de llevar un registro electrónico de apostillas para dejar constancia desu emisión. Esta aplicación no es ajena a Costa Rica, dado que, desde la incorporación de Costa Rica al convenio en el 2011, se utiliza el componente de e-Registro, que permite que en la página del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto se pueda consultar la Apostilla ingresando su código y la fecha de la misma. No obstante, Costa Rica aún no ha dado el paso de formar parte de los 21 países miembros de la Convención que emiten apostillas electrónicas.
Esta metodología no solo constituye una solución para evitar la exposición innecesaria en circunstancias excepcionales como en las que ahora vivimos; sino que, en vista de que cada vez se realizan más trámites y se expiden documentos públicos de forma electrónica, resulta un mecanismo que permite la autenticación en su forma original de manera segura, eficaz, sencilla y con validez en cualquier otro país miembro de la Convención de la Haya, hayan acuerpado este método ellos mismos o no. Asimismo, evita el uso de papel y permite que se avance hacia la digitalización de documentos.
Costa Rica ha realizado grandes avances en procura de la implementación del programa de Gobierno Digital; entre ellos la emisión de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, que dota de igual validez a los documentos físicos y electrónicos, abriendo camino para la implementación de esta técnica innovadora. A su vez, un mar de recomendaciones emitidas por dependencias de la Convención, avalan y alientan el uso de apostillas electrónicas para evitar la corrupción de documentos.
Por ende, en procura del objetivo de aprovechar al máximo las tecnologías de información y comunicaciones en el funcionamiento de las dependencias y entidades de la Administración Pública, y con la finalidad misma por la que se celebró la Convención de la Apostilla de simplificar este trámite al máximo manteniendo su rigurosidad, resulta claro que el país y sus instituciones requieren modernizarse para asegurar la protección de la ciudadanía y el acceso a los servicios públicos de forma efectiva, implementando el apostillado electrónico. Esta sería una forma de sustituir el proceso manual y engorroso que existe hoy en día para poder apostillar los documentos.
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