En el proceso de inscripción de los acuerdos de Actas de Asambleas ante el Registro Nacional, podemos observar la interacción de dos tipos de sujetos del Derecho. Por un lado, las personas jurídicas, que son sujetos de Derecho Privado y por el otro, el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional que es un sujeto de Derecho Público.
Las personas jurídicas, en su condición de sujetos de Derecho Privado, se rigen bajo el Principio de Autonomía de la Voluntad, y pueden realizar sus actuaciones siempre que estas no estén prohibidas expresamente por ley. Estas celebran sus Asambleas y toman sus acuerdos en la medida que no infrinjan ninguna normativa. Y debido a que no existe normativa que prohíba la celebración de Asambleas virtuales, estas pueden celebrarse siempre y cuando cumplan con las normativas preexistentes para este efecto.
Por otra parte, el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional, que es un sujeto de Derecho Público, se rige por el Principio de Legalidad, por lo cual solo puede actuar y realizar aquellas actuaciones establecidas expresamente por la ley.
El Criterio de este Registro ha sido que, dado el Principio de Legalidad, no era permitida la inscripción de Actas de Asambleas celebradas de manera virtual en virtud del artículo 184 del Código de Comercio que establece lo siguiente:
“ARTÍCULO 184[1].- (...) La escritura social o los estatutos determinarán la forma de convocatoria del consejo, el lugar de reunión, la forma en que se llevarán las actas, y demás detalles sobre el funcionamiento del consejo (...)”
Por esto, el Registro ha mantenido su criterio de que, si el estatuto de la persona jurídica no establece expresamente el permiso para celebrar Asambleas virtuales, estas no serán viables y no podrán ser inscritas. A pesar de que en diversas ocasiones se ha planteado la posibilidad de autorizar la inscripción de Protocolizaciones de Actas de Asambleas de este tipo, esta siempre ha sido rechazada.
Éste ha sido un tema que ha sido abordado desde el año 2007 mediante el Dictamen C-298-2007[2], emitido por la Procuradora Asesora de la Procuraduría General de la República, en el cual se han abordado temas como la telepresencia, teleconferencia, videoconferencia, principio de simultaneidad y deliberación.
En este Dictamen se indicó que las sesiones virtuales podían celebrarse siempre y cuando se cumpliera con los siguientes aspectos:
- Levantar un acta de la sesión que indique entre tanto que esta fue celebrada de manera virtual, cual medio tecnológico fue utilizado;
- La utilización de medios tecnológicos que permitan compartir video, audio, grabación y cualquier otro medio que dé acceso a la interacción de todos los participantes;
- Garantizar la correcta y segura comunicación e interacción entre todos los participantes; y,
- Garantizar la efectiva identificación; entre otros.
Incluso con la llegada del Coronavirus COVID-19 a Costa Rica, las personas jurídicas tuvieron que acoplarse desde el mes de marzo.
El pasado 28 de julio, una gran cantidad de Diputados de la Asamblea Legislativa de Costa Rica propusieron el Proyecto de Ley No. 22.111[3] “LEY QUE AUTORIZA LA REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS DE SOCIOS EN FORMA VIRTUAL ANTE EMERGENCIA NACIONAL POR COVID-19”, la cual únicamente está contemplando esta posibilidad en virtud de la Declaratoria de Emergencia Nacional y en Asambleas de Socios. Proyecto que aún se encuentra en trámite en la Comisión de Jurídicos de la Asamblea Legislativa.
Sin embargo, en el mes de agosto, el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional, dio un gran salto con respecto a este tema ya que emitió la DIRECTRIZ D.P.J.-001-2020 que fue publicada en el Alcance No. 207 a La Gaceta No. 193 de 05 de agosto de 2020, en la cual cual modificó su posición e indicó en lo específico:
-
“1. Celebración de asambleas y sesiones por medios electrónicos.
Siempre que los estatutos de una entidad jurídica no imposibiliten la realización de sus asambleas mediante la utilización de medios electrónicos, su realización resultará viable siempre y cuando el medio electrónico utilizado sea capaz de permitir la participación de todos los miembros de la entidad, así mismo que se garantice la simultaneidad, interactividad e integralidad entre la comunicación de todos los participantes. El cumplimiento de esta situación deberá quedar asentado en el libro respectivo.
Se deberán respetar todos los aspectos establecidos en los estatutos respecto a la convocatoria de las asambleas y la realización de estas, debiendo asentarse en el libro respectivo tal circunstancia, así como el medio tecnológico utilizado.
Lo mismo será aplicable para la celebración de sesiones de junta directiva/administrativa.”
Por lo anterior, ahora contamos con la posibilidad de proceder a inscribir actas de Asambleas que se hayan realizado de manera virtual, siempre y cuando se cumpla con los principios indicados anteriormente, según el DICTAMEN C-298-2007 y en aplicación de lo establecido en la DIRECTRIZ D.P.J.-001-2020.
Haya sido por la emergencia sanitaria, o que de previo, el Registro de Personas Jurídicas, ya contemplara optar por el criterio de proceder a aceptar la inscripción de actas de Asambleas virtuales, ha sido muy positivo que haya prevalecido el Principio de Autonomía de la Voluntad sobre una restricción del Estado que en realidad no protegía ningún interés público y de esta manera, se pudiera brindar una solución que llegara a modernizar y agilizar el manejo y organización de las personas jurídicas en Costa Rica.
